Kończy się termin ważności szkolenia BHP i pojawia się proste, ale ważne pytanie: kiedy trzeba je powtórzyć? Częstotliwość zależy przede wszystkim od rodzaju stanowiska, poziomu zagrożeń oraz zakresu odpowiedzialności pracownika. Poniżej wyjaśniam konkretne terminy, zasady dotyczące pierwszego szkolenia okresowego, wyjątki dla administracji i sytuacje, w których trzeba zareagować wcześniej.
Najważniejsze terminy zależą od rodzaju wykonywanej pracy
- Co 3 lata szkolenie okresowe odnawiają pracownicy na stanowiskach robotniczych.
- Przy pracach szczególnie niebezpiecznych szkolenie odbywa się co najmniej raz w roku.
- Pracodawcy, kierownicy i większość pozostałych grup powtarza szkolenie co 5 lat.
- Pracownicy administracyjno-biurowi odbywają je zasadniczo co 6 lat, ale w niektórych firmach mogą być zwolnieni.
- Pierwsze szkolenie okresowe trzeba przeprowadzić najpóźniej po 6 albo 12 miesiącach pracy na danym stanowisku.
Co ile lat odnawia się szkolenie BHP na konkretnym stanowisku
Nie ma jednego terminu dla wszystkich pracowników. Przepisy ustalają minimalną częstotliwość, ale pracodawca może zaplanować szkolenia częściej, jeśli wynika to z oceny ryzyka zawodowego, zmian technologicznych albo warunków pracy.
| Grupa pracowników | Minimalna częstotliwość | Pierwsze szkolenie okresowe |
|---|---|---|
| Stanowiska robotnicze | Co 3 lata | Do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy |
| Stanowiska robotnicze przy pracach szczególnie niebezpiecznych | Co rok | Do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy |
| Pracodawcy i osoby kierujące pracownikami | Co 5 lat | Do 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku |
| Pracownicy inżynieryjno-techniczni | Co 5 lat | Do 12 miesięcy |
| Pracownicy służby BHP | Co 5 lat | Do 12 miesięcy |
| Pracownicy administracyjno-biurowi | Co 6 lat | Do 12 miesięcy |
| Inne osoby narażone na czynniki szkodliwe lub odpowiedzialne za BHP | Co 5 lat | Do 12 miesięcy |
Podane okresy oznaczają terminy maksymalne, a nie sugestię, że szkolenie można odkładać do ostatniej chwili. W praktyce zalecam zaplanowanie go z wyprzedzeniem, ponieważ brak aktualnego szkolenia może oznaczać, że pracownik nie powinien zostać dopuszczony do wykonywania pracy.
Pierwsze szkolenie okresowe ma własny termin
Szkolenie wstępne i okresowe to dwie różne rzeczy. Szkolenie wstępne, obejmujące instruktaż ogólny oraz stanowiskowy, musi odbyć się przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Nie zastępuje go późniejsze szkolenie okresowe.
Pierwsze szkolenie okresowe pracodawcy oraz osoby kierującej pracownikami, na przykład kierownika, mistrza lub brygadzisty, trzeba przeprowadzić w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na tym stanowisku. Dla pozostałych pracowników termin wynosi maksymalnie 12 miesięcy.
Przykład jest prosty. Osoba zatrudniona na stanowisku biurowym powinna przejść szkolenie wstępne przed rozpoczęciem pracy, a pierwsze szkolenie okresowe najpóźniej w ciągu roku. Kierownik działu ma na pierwsze szkolenie okresowe tylko pół roku, nawet jeśli wcześniej pracował w tej samej firmie jako zwykły pracownik.
Każde szkolenie okresowe kończy się egzaminem. Po pozytywnym wyniku uczestnik otrzymuje zaświadczenie, którego odpis przechowuje się w części B akt osobowych. Państwowa Inspekcja Pracy przypomina również, że szkolenie odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.
Administracja może mieć wyjątek od szkolenia co 6 lat
Pracownik administracyjno-biurowy zasadniczo powtarza szkolenie co 6 lat. Istnieje jednak wyjątek dotyczący firm, których przeważający rodzaj działalności znajduje się w grupie z kategorią ryzyka nie wyższą niż trzecia.
W takiej sytuacji szkolenie okresowe może nie być wymagane, chyba że ocena ryzyka zawodowego wykaże, że jest potrzebne. Sam fakt pracy przy komputerze nie przesądza więc automatycznie o zwolnieniu. Liczy się zarówno rodzaj działalności pracodawcy, jak i rzeczywiste warunki na danym stanowisku.
Jeżeli firma zostanie zakwalifikowana do grupy o wyższej kategorii ryzyka albo zaktualizowana ocena ryzyka wskaże konieczność szkolenia, pracodawca powinien zorganizować je w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od ustalenia tej okoliczności.
To jeden z najczęściej błędnie interpretowanych przepisów. Nie wystarczy powiedzieć, że „biuro jest bezpieczne”. Pracodawca powinien mieć aktualną dokumentację oceny ryzyka i umieć wykazać, dlaczego szkolenie jest albo nie jest wymagane.
Zmiana stanowiska może oznaczać dodatkowe obowiązki
Termin szkolenia okresowego liczy się według grupy stanowisk, ale zmiana pracy może wymagać także nowego instruktażu stanowiskowego. Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy pracownik zaczyna obsługiwać inną maszynę, pracuje z nowymi substancjami albo przechodzi do miejsca, w którym występują inne zagrożenia.
Przeniesienie z magazynu do biura nie oznacza automatycznego uznania wszystkich wcześniejszych szkoleń za wystarczające. Trzeba sprawdzić, czy zakres poprzedniego szkolenia odpowiada nowym obowiązkom. Gdy nie odpowiada, pracownik powinien otrzymać instruktaż stanowiskowy przed rozpoczęciem nowej pracy.
Nie zawsze trzeba powtarzać całe szkolenie okresowe po zmianie pracodawcy. Możliwe jest zwolnienie z pierwszego szkolenia, jeśli pracownik przedstawi aktualne zaświadczenie albo ma szkolenie z innej grupy stanowisk, którego program obejmuje wymagany zakres dla nowej pracy.
Praca zdalna również nie znosi obowiązku aktualizowania wiedzy BHP. Przy pracy wykonywanej stale z domu trzeba uwzględnić między innymi ergonomię stanowiska, organizację przerw, oświetlenie i ryzyko związane z używaniem sprzętu. Wyjątki mogą dotyczyć pracy zdalnej okazjonalnej, ale nie powinny być rozszerzane na wszystkie formy pracy z domu.
Jak pilnować terminów szkoleń w firmie
Najprostszy system opiera się na jednej ewidencji obejmującej pracownika, stanowisko, datę ostatniego szkolenia i termin kolejnego. Dobrze ustawić przypomnienie co najmniej 30-60 dni wcześniej, ponieważ wtedy zostaje czas na wybór organizatora, zapisanie pracownika i uporządkowanie dokumentacji.
Przed zapisaniem na kurs warto sprawdzić, czy program odpowiada stanowisku. Szkolenie dla pracownika biurowego nie będzie właściwym rozwiązaniem dla operatora wózka, magazyniera lub osoby pracującej przy urządzeniach produkcyjnych. Liczy się nie tylko sam certyfikat, ale też zgodność tematyki z realnym ryzykiem.
- ustal grupę stanowiska i wymagany termin,
- sprawdź datę ostatniego szkolenia oraz zaświadczenie,
- porównaj program kursu z oceną ryzyka zawodowego,
- zapewnij udział w czasie pracy,
- przechowuj dokumentację w aktach osobowych i ewidencji BHP.
Pracownicy na stanowiskach robotniczych odbywają szkolenie okresowe w formie instruktażu. W pozostałych grupach dopuszczalne są między innymi kurs, seminarium i samokształcenie kierowane, czyli nauka na podstawie materiałów z możliwością konsultacji z prowadzącym.
Minimalny czas zależy od grupy. Dla przykładu szkolenie okresowe pracownika administracyjno-biurowego trwa co najmniej 8 godzin lekcyjnych, a szkolenie pracodawcy lub osoby kierującej pracownikami co najmniej 16 godzin lekcyjnych. Jedna godzina lekcyjna trwa 45 minut.
Termin szkolenia to minimum, a nie granica bezpieczeństwa
Najważniejsza zasada jest prosta: stanowiska robotnicze oznaczają szkolenie co 3 lata, prace szczególnie niebezpieczne co rok, większość pozostałych grup co 5 lat, a administracja co 6 lat, z opisanym wyjątkiem. Pierwsze szkolenie okresowe przypada najpóźniej po 6 lub 12 miesiącach, zależnie od stanowiska.
Nie traktowałbym jednak tych terminów jako jedynego momentu na aktualizację wiedzy. Po wypadku, zmianie technologii, wdrożeniu nowej maszyny albo pojawieniu się innego zagrożenia pracodawca powinien zareagować wcześniej, nawet jeśli formalny termin jeszcze nie minął. Dobrze prowadzone BHP zaczyna się od kalendarza, ale kończy na tym, czy pracownik naprawdę wie, jak bezpiecznie wykonać swoją pracę.
